Een auto invoeren in Portugal is geen kwestie van één formulier invullen en klaar. U krijgt te maken met verschillende stappen en instanties, terwijl auto-invoer voor u geen dagelijks werk is. Omdat wij u liever zorgvuldig dan gehaast begeleiden, nemen we maar een beperkt aantal nieuwe dossiers tegelijk aan.
Albers & Roukema is bewust klein gebleven. U spreekt steeds met onszelf en niet met een helpdesk of doorschakelcentrum. We hebben duidelijke keuzes gemaakt in onze bereikbaarheid: een beperkt aantal contactmomenten, vooral via e‑mail, en geen 24/7 bereikbare lijnen.
In rustige periodes kunnen we meer nieuwe aanvragen aannemen en de dossiers over meerdere weken verdelen. In drukkere periodes of rond belangrijke termijnen doen we juist een stap terug en zeggen we soms tijdelijk nee. Zo voorkomen we dat lopende dossiers elkaar in de weg gaan zitten en we alleen nog maar achter de feiten aanlopen.
Hoe we naar een nieuw traject kijken
Onze ervaring is dat auto-invoer voor klanten vaak één van de vele dingen is die geregeld moeten worden, terwijl de Portugese regels en termijnen daar weinig rekening mee houden. Wij zitten precies op dat snijvlak: we helpen u door de administratieve kant heen, maar we kunnen dat alleen goed doen als we ruimte houden in onze agenda. Daarom kijken we bij elke aanvraag eerst of we op dat moment voldoende capaciteit hebben om uw traject echt te begeleiden.
Een nieuw traject begint bij ons altijd met een aanvraag. Op basis van de gegevens die u aanlevert – type voertuig, bouwjaar, situatie rond verblijf, globale planning – maken we een eerste inschatting en geven we een kostenindicatie. We wijzen u dan op de voorwaarden voor vrijstelling van ISV en situaties waarin invoer mét betaling van ISV in de praktijk vaak slimmer is, bijvoorbeeld omdat de ISV relatief laag is, de documentatie eenvoudiger blijft of omdat u de auto binnen het eerste jaar na invoer mogelijk wilt uitlenen of verkopen.
Pas als u besluit dat u met ons in zee wilt gaan, gaan we de diepte in en hoort u welke documenten nodig zijn voor het traject dat u hebt gekozen. Daarbij kijken we naar de wet- en regelgeving zoals die op dat moment geldt en naar wat de betrokken instanties normaal gesproken vragen in de verschillende stappen en regio’s, van douane tot en met IMT en IRN.
Volledige trajecten en afstandsbegeleiding
In een volledig traject nemen we zo veel mogelijk van de administratieve kant voor u uit handen. U levert de gevraagde documenten aan, wij begeleiden u door de stappen in Portugal: van de online aangifte tot de benodigde keuring, de behandeling bij IMT en de registratie bij IRN. We gaan met u mee naar de keuring en nemen na afloop rustig de tijd om het hele vervolgproces met u door te lopen en uw vragen te beantwoorden. In de praktijk bent u één dagdeel zelf bezig, wij zorgen ervoor dat de rest van het traject op de rails staat.
Bij afstandsbegeleiding ligt de nadruk meer op uitleg, controle en het invullen van de benodigde formulieren, terwijl u zelf de stappen bij de instanties zet. In beide vormen blijven we afhankelijk van hoe snel en hoe ruimhartig instanties uw dossier behandelen. We weten uit ervaring dat verschillende IMT‑kantoren – en zelfs verschillende medewerkers aan één balie – de regels soms net anders interpreteren. Daarom is het des te belangrijker dat we aan uw kant zorgen voor een zo volledig en logisch mogelijk dossier.
Tempo, verwachtingen en communicatie
In veel gesprekken merken we dat er impliciet de hoop is dat het “toch wel snel kan”, zeker als iemand al midden in de verhuizing of andere regelzaken zit. We begrijpen die wens, maar we zijn tegelijk gebonden aan het tempo van de systemen en instanties die bij het traject horen. Wat we wél kunnen beïnvloeden, is hoe goed u voorbereid start en hoe helder het proces voor u is.
We communiceren in principe per e‑mail. Mail is beter te structureren, terug te lezen en deels te standaardiseren dan telefoongesprekken of WhatsApp‑berichten en het maakt het makkelijker om dossiers door ons beiden te laten oppakken. Telefonisch of via WhatsApp kijken we soms mee voor korte, aanvullende vragen, maar de meeste uitleg geven we bewust per e‑mail, zodat u alles rustig kunt nalezen en we onnodige herhalingen voorkomen. Door het aantal nieuwe dossiers te beperken, houden we ruimte om uw vragen serieus te beantwoorden, zonder dat we alleen nog maar aan het uitleggen zijn.
Van ervaring leren we
Het afgelopen jaar heeft ons opnieuw laten zien hoe kwetsbaar een klein team kan zijn als er meerdere dingen tegelijk spelen. In onze privésituatie speelde onder meer een moeilijke periode rond onze zoon op school en een paar weken waarin we als gezin ziek waren. Tegelijk hadden we te maken met technische problemen op onze eigen serveromgeving en moesten we versneld afscheid nemen van een belangrijk stuk software waarop onze werkprocessen waren ingericht.
Het effect daarvan was dat onze beschikbaarheid en reactiesnelheid in die periode lager lagen dan we zelf wenselijk vinden en dat de afhandeling van dossiers en e‑mail merkbaar onder druk kwam te staan. Dat vinden we niet prettig en we nemen dat serieus. Om ook in bijzondere omstandigheden zo betrouwbaar mogelijk te blijven, hanteren we nu een striktere grens aan het aantal nieuwe dossiers dat we naast lopende trajecten aannemen. Liever een keer ‘nee, nu niet’ dan ‘ja’ zeggen en vervolgens niet kunnen leveren wat we beloven. Als u met ons werkt, kiest u bewust voor een klein team met korte lijnen en duidelijke grenzen, zodat we de trajecten die we aannemen ook echt de aandacht kunnen geven die ze nodig hebben
Hebt u plannen om uw auto naar Portugal te brengen en wilt u weten wat wij in uw situatie kunnen betekenen? Neem dan gerust contact met ons op met de gegevens van uw voertuig en uw globale tijdpad, dan kijken wij of en hoe we u kunnen begeleiden.